Pastikan Arsip SKPD Terdaftar, Dispersip Tanbu Lakukan Rekon Arsip

BATULICIN - Rekon arsip aktif SKPD telah dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Tanah Bumbu (Tanbu), Kalimantan Selatan.

Kegiatan per triwulan yang dilangsungkan di lantai 3 Gedung Dispersip Tanbu ini dihadiri Kasubbag Umpeg dan Pengelola Arsip SKPD/Unit Kerja.

Kepala Disperst Tanbu, Yulia Rahmadani melalui Kabid Kearsipan, Hj Noryana menyampaikan, kegiatan ini bertujuan untuk melihat dan mencocokkan berapa banyak arsip yang diciptakan SKPD/Unit Kerja per bulannya.

"Ini untuk mencocokkan apakah penciptaan arsip SKPD/Unit Kerja sudah sesuai dengan tata naskah Dinas," imbuhnya.

Secara teknis, lanjut Noryana, rekon arsip ini dilakukan oleh Tim Rekon Arsip dari LKD Tanbu dengan melihat berapa jumlah surat masuk dan surat keluar dalam daftar arsip aktif yang telah dibuat oleh arsiparis/pengelola arsip SKPD/unit kerja tiap bulannya.

"Kemudian mengecek beberapa sampel penciptaan surat keluar yang dicocokkan dengan Peraturan Bupati tentang Tata Naskah Dinas nomor 15 tahun 2009," jelasnya. 

Menurutnya, jika terdapat kesalahan atau kekurangan dalam hal penciptaan arsip, Tim Rekon Arsip akan memberikan catatan sebagai bahan masukan untuk perbaikan penciptaan arsip kedepannya. 

"Catatan tersebut akan disampaikan ke masing-masing pimpinan SKPD dengan menyampaikan berita acara hasil rekon," terang Noryana.

Noryana menambahkan, setiap pengelola arsip ditugaskan setiap bulannya membuat daftar arsip yang diciptakan dan nanti sebagai bahan data penyusutan arsip.

Rekon arsip sendiri merupakan pembinaan kearsipan yang berkelanjutan dan juga sebagai upaya untuk memonitor dan memastikan bahwa semua arsip yang tercipta telah dibuatkan daftar arsip dan dibuat sesuai peraturan tata naskah yang berlaku. 

"Jadi dalam kegiatan rekon yang dilaksanakan per triwulan ini, SKPD juga berkesempatan melakukan koordinasi berkaitan dengan penataan arsip maupun pengelolaan kearsipan yang baik," pungkasnya.[joni]